國內汽車租賃企業經過近二十年的發展，逐步形成規模，并成為一個行業，這些公司的規模從汽車擁有臺數在幾十臺輛左右的到千臺輛車的不等。那么如此規模的企業引進信息化的先進管理也是必然趨勢，記者在走訪長沙榮天租車網的時候，了解到信息化的實施對于汽車租賃行業有著不可估量的推進作用。
GPS確保租車安全
“我們這個行業風險是很大的！”長沙榮天租車網在采訪之初就如此感慨一句。事實確實如此，過去騙租的現象時有發生，丟失的車輛占騙租總車輛的20－30%，要解決問題防范風險，只能通過現代化、信息化的手段來管理企業，才能降低企業經營風險，這也是唯一的解決之道。
GPS即全球衛星定位系統，它可以對車輛的運行狀態進行實時的動態監控，利用其車輛定位、遠程鎖定車輛、越界報警、超速報警等功能對車輛的管理者給予有用的信息，從而達到對租賃車輛的有效管理。另外，GPS在這一行業的應用，對于擴大汽車租賃企業的業務范圍起到了非常重要的作用。如果沒有GPS監控，汽車租賃公司很多擔風險的業務都不敢做，超區域、超時限的還車行為都會讓企業老板提心吊膽。使用GPS后，一方面汽車租賃企業的業務范圍擴大了，不再僅限于以前的小范圍租賃，另一方面將企業的損失降到了最低，老板心里更加踏實。
汽車租賃這個行業，流動資本占有比例較大，車輛天天在外面跑，而且門店也在外面，網點眾多，管理起來非常不方便，那么在這樣一個資本密集型行業中，防范經營風險是這個行業企業最為關心的問題。就拿強生公司為例，每個員工平均要管十幾輛車，而且像這樣規模的企業在不同地區會設有很多網點，網點一多增加了管理的難度。長沙榮天租車表示：“為每一輛安裝GPS監控系統也是必須的，其實這才是信息化中的一小部分。”
信息化實現個性租賃
目前，在國內的租賃市場，大部分國際的租賃品牌都已經進入市場，這些外資品牌或者借殼落地，或者是完全獨資，他們利用先進的信息技術手段所體現出的業務優勢，在國外率先掀起了“定制租賃”。這一租賃方式可以滿足租車者個性化的需求。比如你需要某品牌的車輛在網上與租賃公司溝通公司，租賃公司就可以根據需求購買這款新車，當然，租車者必須是一年以上長期租賃客戶，對于長期租賃的集團用戶，租賃公司也可以根據客戶的需求，進行集團采購，并負責租賃車日常管理及養護。
目前，“定制租賃”已經成為大中型租賃企業核心業務，這一業務主要是對集團客戶、長期客戶的管理開發。一句話，目前的市場環境下，誰抓住了大客戶，誰就擁有了穩定的租賃業務。
那么這個“定制租賃”的方式也就隨之帶來了越來越新的汽車，張婷介紹：“幾年前，一些租賃汽車車齡基本上都在5年以上，而隨著車輛的更新加快，和租賃公司管理水平的提高，租賃車的使用年限已經降低到了3-5年，甚至更短。車況決定了租賃企業能不能賺錢，因為誰都希望能租到一輛嶄新的車使用，而不是一輛破舊車。”
一位租賃企業的老板說：“這種業務模式的出現，主要由于租賃企業之外有一個強大的金融系統作支持，加上其成熟的二手車渠道，租賃企業的管理能力能更高一級。而目前中國市場，租賃行業還處于業務發展的初期。”
但是我們也應該欣喜地看到，目前租賃行業已經開始發生變化，比如允許汽車金融開展租賃業務、租賃行業和二手車業務的嫁接等等，這正歸功于先進技術手段所提供的及時的信息反饋，這一進步將促動這一行業的加快發展。
靈活多變的租車信息管理系統
長沙榮天租車網表示：“繁雜的管理更要體現靈活多變，要制定比較適合長沙租車網的汽車租賃管理系統。”此系統不僅可以體現出租賃行業的業務管理，如客戶租車、看車、簽訂合同、到最后還車的簡單流程；而且可以達到車輛的保險、維修、驗車、合同替換車、合同變更等的管理；業務管理在易點汽車租賃軟件中只是一個運營層處理的模塊，而易點汽車租賃軟件更加地注重決策分析。
榮天租車網強調，租賃公司整體的業務流程就是從買車、租車、服務到最后賣車，系統更加體現購車前的預算，了解購買車輛多長時間可以收回成本，車輛達到處置年限后的車輛處置分析，是管理人員了解購買的車輛車在什么時機處置可以達到利潤最大化；系統的精華主要體現在現金流量分析和單車全車效益分析以及統計報表，很多租賃公司的管理人員認為現金流量是財務人員的事情，其實不然，財務管理中的現金流量就像人的肉體，而在系統中運營決策分析系統的現金流量就像是人的血液，它是根據企業的現金的流動隨時發生變化的；單車/全車效益分析主要是對車輛從購買、運營到當前的情況的一個分析，是管理者實時了解單車和全車的收入情況；統計報表可根據租賃公司的要求做出詳細清晰的報表。
租賃行業中，誰抓住了大客戶，誰就擁有了穩定的租賃業務，那么CRM客戶關系管理系統就在此體現巨大的作用，它對汽車租賃企業的風險防范同樣起著重要的作用。其通過對每一位租賃車輛的客人建立檔案，來考量該客戶的信譽度，這些檔案包括：客戶的基本信息(身份證、聯系方式等)、歷史消費、違規情況等。一方面，通過評估客戶信用狀況判斷該客戶給租賃公司帶來的潛在風險，對于那些信用度好的客戶汽車租賃公司會很容易把車租給這部分人，而那些無客戶記錄的客戶其審核的程序會相對嚴格，對資質差的客戶系統則建立了黑名單，通過提醒、警告、限制租車的方法防范風險。另一方面，該管理模塊配合總業務系統，對欠費車輛或逾期未歸還的車輛予以催繳和催促。
受益于信息化
長沙榮天租車網表示：“一個汽車租賃企業最關心的就是所持車輛中的哪些車型總體消耗成本最低、且單車帶來的效益最高，通俗地講就是某款車型能不能給企業帶來最大利潤。以前完全根據經驗人為地評定某款車型給企業帶來的利潤，這樣做經常容易造成漏判、錯判，對不同車型的事故數、維修記錄、油耗、保險、養路費等消耗成本相加，算出消耗成本最低的，再憑經驗列出易租車型的名列，名次在前的要加分，這樣兩項一減一加，得出綜合得分最高的車型，即是下次購車的首選目標。”
然而手工計算、評定一款車型的利潤率，是不準確且非常繁瑣的一項工作。首先，一般大型汽車租賃企業都有大大小小幾個門店，每個門店都有一本到幾本登記著不同型號車輛的出租記錄、維修記錄、搶修記錄以及油耗等信息。將這些信息按照不同車型分別相加，算出每個門店每個型號車輛的出租、維修、搶修等次數及能源消耗成本。最后再將每個門店的結果匯總算出全公司每個車型的結果，每個門店經營一段時間都會有成千張單據，每個單據都要手工計算，這一過程是相當耗時和繁瑣的。其次，手工核算非常容易出現錯誤，當手工計算的結果與經驗差距很多時往往要復查，費時費力。
如果公司實施租車信息化系統，每個門店的信息能夠及時共享，將大大節省核算時間。
長沙租車網建議軟件配置的基本功能模塊：
1。車輛定位查詢，系統建立了租賃公司和移動資產之間迅速、準確、有效地信息傳遞通道，租賃公司可以實時掌握移動資產的狀況，可以對待定的租賃汽車進行實時監控，可以根據需求對車輛進行遠程控制。
2。隱秘跟蹤，提供隱秘式GPS終端，安裝此終端的車輛或設備將連續發送工作信號和位置到調度中心。
3。車輛管理，進行車輛技術檔案的備案登記，包括車輛的基本信息(車牌、車輛類型、噸位、顏色等等)、安全行駛記錄、車輛年檢記錄、車輛維修檔案等。使租賃公司能夠及時的了解到車輛的狀況。
4。合同管理，管理租賃公司所有的車輛租賃合同，記錄合同的詳細信息。對新合同、到期合同予以及時提示。
5。客戶管理，管理所有的系統注冊客戶，記錄客戶的詳細信息，并可查到客戶的所有過往的租賃合同。
6。客戶服務，客戶可以通過租賃車輛管理系統在線查詢到符合要求的車輛并對車輛進行預定，預定成功后系統即可生成車輛預定合同。
7。風險的監控，對客戶有不良記錄的預警，對租賃車輛非正常行駛狀態的預警。